一、所属领域：优政领域
二、案例类别：协同办公
三、案例名称：低碳节能、高效协同，办公自动化助力泰安旅游经济开发区减负增效
四、案例简介：
1．背景目的：
泰安旅游经济开发区的信息化建设相对比较规范，管委会已经布置了财务管理系统、上级收文系统等管理软件，并组建了优秀的信息化管理团队，已初步完成了办公管理的信息化建设工作。管委会的管理体系、专业技术人员的素质以及硬件设备的配备等方面已经完全具备信息化建设的条件。
随着泰安旅游经济开发区业务的发展、下属企业和成员的扩大，管委会及下属文旅集团在办公和管理上遇到了诸多问题和挑战。经研究，我们采用了新一代协同办公系统解决传统办公管理方面遇到的问题，对公文流转、制度落地、移动办公以及项目、资金、党建、资产等业务管理方面进行全面提升。
2．主要做法
协同管理平台的建设，实现了先进的工作流引擎支撑，真正实现了泰安旅游经济开发区公文管理及业务制度落地。该平台协调管委会内部制度性审批和审核的内容，实现网上审批，同时加强协作，特别是各部门的协同工作，通过自由流程建立日常沟通、协作、支持，形成强大的痕迹保留、信息对称、平滑办公的机制。包括公文流程、审批流程和其他办公流程的管理，实现流程的有效统计和分析，提升执行效率。
（1）组织模型管理
组织模型管理是以多层级多单位的组织架构为基础，实现整个组织的集团化管控。随着组织的发展与扩张，迫切需要一个能在上下级之间、各平级机构之间搭起瞬间沟通和协作的平台，基于这一思想，我们设计了管委会、部门、人员组织机构树，提供职务、岗位和各种业务角色的自定义，并支持一人多岗、一人多单位兼职、内部人员和外部人员区分的机制。这种组织结构模型可以长期支持集团化管控的需要。
（2）公文管理
协同办公平台提供公文管理功能，利用工作流的原理来建立公文流转机制，通过流程模版和节点保证公文流转顺利进行，确保在组织机构变动和人员变动的情况下，公文流程无需更新，可继续使用。系统通过节点权限控制公文的审批批示，通过正文套红完成正规格式公文，并形成文件归档，通过公文交换送达到各个部门，替代人工传送，保证公文的准确及时效性。
公文管理涵盖了收文管理、发文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文统计、公文档案等几个部分，为用户提供公文的收发签、流转、归档、查询及统计等管理功能，同时也提供公文信息交换、查询、督办等功能。
（3）流程管理
按照泰安旅游经济开发区的管理模式，协同电子化优化了现有的公文流转流程，规范了现有的管理流程和制度。
公文的流转可根据事先定制流程自动进行，支持领导会签、回退、加签、撤销等具体操作，可完全模拟真实场景，最大程度的“照章办事”，并做到权限清晰，预防扯皮。
表单查询、统计功能，可实现日常工作和数据的汇总，为领导决策提供数据依据。
（4）人力资源管理
人力资源管理覆盖了人力资源规划、招聘配置、培训开发、劳动关系、薪资福利六大模块，同时强化了考勤打卡功能。在系统强大支撑下，员工都能参与到HR管理工作中来，使工作做到真正协同，而且系统操作智能化，可方便快捷落实管理规章制度，能够切实提升HR从业者的工作效率与质量，将HR从事务性工作转到管理性工作。
（5）资产管理
资产从申请购买到报废报损或馈赠转让全过程覆盖，期间任何环节、流转、审批的全部信息都会完整记录。资产的相关数据在流程处理过程中自动记录、有序流转，同时，资产历史信息也得以保留，使管理责任明确、使用情况反馈更加及时，确保资产维保认真执行、资产损坏后能及时理清赔偿责任。资产管理责任人明确，贯穿员工在职期，不因其岗位职务变动而消失，员工离职时资产交接变得清晰明朗，避免形成糊涂账。
（6）实现便捷移动化办公应用
用户可通过手机与办公系统进行互联，接收到各类通知、收文、邮件等，可以实时查询，及时了解单位内的一切信息，对待办事项、代办公文进行审阅、审批。同时实现会议通知的短信提醒和参会确认回复。
系统支持PC和移动端同时在线，移动端可同步展现PC端待办栏目内容，以快速处理要做的工作。
3．特色亮点
协同办公软件系统可以切实提高办公管理水平，对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，对管委会信息化建设有着很重大的意义：有利于管委会的健康发展和整体凝聚力的提升；有利于各部门转变管理观念和工作模式，提高办事效率；有利于克服传统办公管理模式带来的瓶颈，使各部门权力和义务明确，方便领导监督与指导。同时这套系统在全单位内部建立一个高效率的协同管理工作平台和集中的信息呈现平台，形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围。
（1）管理亮点
协同办公平台有效链接了我区的人员、资产、信息流，理顺了我区业务及信息数据流程，使信息在各部门的快速传递，及时发现管理瓶颈，加强对单位内部的监控，降低投资、大修项目成本。
（2）业务亮点
实现了公文签报管理、日常办公管理、智能审批事务管理、日程计划管理、知识管理、人事管理，资产管理，财务报销、会议管理、智能审批、日常协作任务管理等基础功能应用。通过实时高效的协作流程，提高员工日常的沟通效率，降低沟通成本，加强任务的计划性和协调性，做到责任明确、环节清晰、任务办理有序、高效。
4．应用成效
通过本次协同办公系统的建设，主要应带来以下效益及应用效果：
（1）管理创新
移动办公、业务数据收集等技术的逐渐融入优化，最终建立统一规范的管理平台，为管委会及下属公司未来的发展奠定良好基础。
（2）组织规范
通过组织的规范适应未来管委会管理高端的格局，满足对于协同管理的平台化应用。
（3）协同为管委会带来巨大效益
人均事务处理效率提高 >15%
团队组织沟通效率提高 >30%
组织学习能力提高 >20%
减少人力资源扩张 >8%
团队计划控制能力提高 >20%
办公及通讯、差旅费节约 >15%
泰安旅游经济开发区
2021年12月15日